Excelをやめなくていい業務、やめたほうがいい業務

「全部をシステムにする」は、たいてい遠回り

Excelそのものが悪いわけではありません。困りごとが出ているのは、たいてい一部の表です。

全部を専用のシステムに置き換えると、費用も、使う人が慣れるまでの時間も大きくなります。まず、どの表が困りごとの原因になっているかを分けるところから始めます。

移したほうがいい表のサイン

複数の人が、同じ表を同時に更新している。どれが最新か、確認しないと分からない。

別の場所にある情報を、毎日その表に書き写している。注文のメールから台帳へ、台帳から請求書へ、という流れです。

その表の入力ミスが、請求や発注の金額にそのまま響く。

このどれかに当てはまる表は、共有の仕組みに移すと効果が出やすい表です。

残してよい表

一人で作って、一人で見る集計の表。

検討のたびに形が変わる表。行や列を自由に足せることが、むしろ大事な場面です。

月に数回しか触らず、間違えてもすぐ気づける表。

こうした表を無理にシステムへ移すと、かえって不便になります。

判断のための5つの質問

1. その表を触る人は何人か。2. どこから来た情報を書き写しているか。3. 間違えたとき、誰が困るか。4. 1年後も同じ形で使っていそうか。5. その表が使えなくなったら、業務は止まるか。

人数が多い、書き写しがある、間違いの影響が大きい、形が安定している、止まると困る。

当てはまる数が多いほど、移す価値が高い表です。

移すなら、一つずつ

一番困っている表から、一つだけ移します。共有のスプレッドシートと入力フォームの組み合わせで足りることも多くあります。

使いながら業務の流れが固まってから、必要であれば専用のシステムを検討します。この順番だと、作り直しが起きにくくなります。