NOTES
Excelが増えすぎた会社が、システムを入れる前にやること
2026.10.17 ムカイ
「どのファイルが最新か分からない」状態は、道具を変える前に整理で軽くなることが多いです。
まず、同じ情報を何回入力しているかを数える
注文をメールから台帳へ、台帳から請求書へ、と同じ内容を何度も打ち直していないかを書き出します。
打ち直しの回数が多い所ほど、ミスと時間の無駄が集中しています。仕組みを変える効果も、そこが一番大きくなります。
「正」のファイルを1つに決める
同じ表のコピーが複数あると、どれが正しいかで迷います。まずは「この表が正しい」と決めて、ほかは参照するだけにします。
これだけで、問い合わせへの回答や月末の集計が楽になることがあります。新しい道具を買う費用はかかりません。
道具を入れるのは、流れが決まってから
業務の流れが固まらないうちに専用システムを作ると、使いながら変えたくなった所で作り直しになります。
今のExcelやスプレッドシートを少し自動化して、半年から1年ほど回してみる。そのうえで本当に必要な機能が見えたら、専用システムを検討する。この順番が、費用の無駄が少なくなりやすい進め方です。